Pengertian
Komunikasi Bisnis
Dalam kehidupan suatu
organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi
pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya
untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau
membuat surat aduan, membuat surat edaran umum,
membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat balasan /
tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara
umum dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis
adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup
berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai
awal bahasan dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk
dasar komunikasi yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses
komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan
bagaimana cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.
Bentuk
Dasar Komunikasi
Komunikator
yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila
ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang
mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik,
bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi,
bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana
menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui
tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada
dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia
bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing
bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi
Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk
komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written)
maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim
surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda
berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga
sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam
suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda
mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya
merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, beberapa contoh
komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi
komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja,
dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki
suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan
dikatakan.
Berikut adalah contoh
komunikasi verbal:
1. Berbicara dengan seseorang atau kelompok
orang
2. Mendengarkan radio
3. Membaca buku, majalah dan novel,
4. Menulis surat lamaran, surat perjanjian jual beli, brosur, dll.
5. Berpidato dihadapan orang banyak
2. Mendengarkan radio
3. Membaca buku, majalah dan novel,
4. Menulis surat lamaran, surat perjanjian jual beli, brosur, dll.
5. Berpidato dihadapan orang banyak
2. Komunikasi
Nonverbal
Bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi
nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata,
mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
Berikut adalah contoh komunikasi non verbal:
a. Sentuhan
b. Gerakan tubuh
c. Vokalik atau
Paralanguage
d. Lingkungan
e. Kronemik
Berikut
ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi
nonverbal:
• Seseorang
yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk
menunjukkan kemarahan.
• Seseorang
yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain untuk
mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
• Seseorang
yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan suatu sikap
rasa tidak senang terhadap orang lain.
• Seseorang
yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau
ketidaksetujuan terhadap sesuatu.
• Seseorang
yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.
• Pernahkah
Anda memperhatikan seseorang yang "grogi" (nervous) saat berpidato di
depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya?
Bukankah tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara tak teratur, bagaikan
seseorang yang sedang kedinginan (bahasa Jawanya : ngewel).
Contoh Gabungan komunikasi
verbal dan non verbal
1. Ketika seseorang
mengatakan menolak sesuatu dia tidak hanya mengatakan dengan mengucapkan kata
“tidak” namun juga disertai “gelengan kepala” atau “jari telunjuk yang bergerak
kekiri dan kekanan”.
2. Pada saat akhir
pertemuan, seseorang yang berpamitan tidak hanya mengucapkan salam
perpisahan/selamat tinggal namun juga melambaikan tangan.
3. Ketika orang marah
dia tidak hanya mengucapkan kata-kata kekesalan namun juga menggebrak meja
dengan nada suara yang tinggi.
4. Dalam suatu
pertemuan, pada saat bertemu dengan teman lama, seseorang tidak hanya
mengucapkan “hai” namun juga “mengulurkan tangan untuk bersalaman”.
5. Ketika seseorang
memenangkan suatu pertandingan, selain dia mengucapkan “hore aku menang”, dia
juga melompat dengan menunjukkan ekspresi wajah kegirangan.
Proses
Komunikasi
Sesuatu
yang Anda nikmati saat ini seperti buku yang sedang Anda baca ini, compact disc
yang anda dengarkan, acara-acara televisi yang Anda tonton, internet yang Anda
nikmati, personal computer yang Anda miliki, dan sejenisnya tidaklah datang
begitu saja, tetapi melalui suatu proses yang cukup lama. Begitu halnya dengan
komunikasi, ia perlu proses juga.
Apabila
Anda perhatikan, seseorang yang sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau
membaca, maka kegiatan komunikasi yang mereka lakukan adalah lebih dari satu
tindakan. Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty menyatakan
bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara
individu-individu melalui suatu sistem biasa baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
Sebagai
suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang
mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif),
yang sama (selaras, serasi), menulis, mendengarkan, dan pertukaran. Menurut
Courtland L. Bovee dan John V.Thill ada lima tahapan dalam
proses komunikasi, antara lain:
1). Pengirim
mempunyai suatu ide atau gagasan.
2).
Ide yang disampaikan diubah menjadi suatu pesan.
3).
Pemindahan pesan.
4).
Penerima menerima suatu pesan.
5).
Penerima memberi tanggapan dan mengirim kembali sebagai umpan balik
ke pengirim.
Munculnya
Kesalah pahaman Komunikasi
Didalam
suatu pidato, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh
penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat
komunikasi antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat
komunikasi tersebut mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan,
penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan.
1. Masalah
Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah potensial
dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan.
Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya
keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau
penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan
ide atau gagasan.
Jika
seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai
dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan
berkelanjutan atau terus menerus.
2. Masalah
dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi
dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari
pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah
faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan
tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya
sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.
Jika Anda sedang menyampaikan presentasi
makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu tempat yang memungkinkan audience
Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang Anda sampaikan. Jangan
sampai ada diantara mereka yang merasa terhalang oleh sesuatu, seperti
terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau terhalang oleh tiang (pilar) suatu
bangunan. Disamping itu, jika Anda menggunakan sound system, usahakanlah sound
system yang baik. Jangan sampai terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang
menarik, tiba-tiba sound systemnya mengalami gangguan teknis atau macet total.
Masalah
lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang
disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan
disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus
komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui
saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada
kemungkinan hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang
pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan
aslinya.
3. Masalah
Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana
halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya
suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain
adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman,
lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi
penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas,
tiba-tiba terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang
terkurung dalam suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan
dengan tempat kuliah Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima
pesan dengan baik? Pada saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan,
tiba-tiba lewat seorang gadis cantik dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat
terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian semester, terdengar suara
tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga berdampingan dengan
sekolah karawitan atau sekolah musik.
Dalam
beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima
pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan
sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun
hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan,
tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali
gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi
selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi, pikiran
melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.
4. Masalah
Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun
suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun
masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan
ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan
bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman
antara pemberi dan penerima pesan. Sebagai contoh sederhana apabila
Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda
latar belakang budayanya.
Komunikasi
Yang Efektif
Komunikasi
yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi
dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk
dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan
tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat
suatu pesan secara lebih berhati-hati.
Langkah
pertama yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan
apa yang menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa
yang dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana,
mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan
jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.
2. Minimisasi
gangguan dalam proses komunikasi.
Melalui
pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu
audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau
suatu pesan disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi
atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang
baik, tempat duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan
sebagainya. Pendek kata, Anda harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan
sampai pada sasaran yang dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.
3. Mempermudah
upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.
Agar
pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat
yang cukup berarti, maka Anda harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan
suatu pesan yang disampaikan kepada penerima. Kalau Anda menghendaki umpan
balik secara cepat, maka Anda dapat memilih sarana komunikasi yang cepat baik
melalui tatap muka ataupun melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan balik
kurang begitu penting, maka Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan (surat)
dalam penyampaian suatu pesan.
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar